Sie verwenden aktuell einen standardisierten Kontenplan wie DATEV SKR03 oder SKR04? Wenn Sie ein modernes ERP-System wie Microsoft Business Central einführen, sollten Sie Ihren Kontenplan überdenken. Nicht zuletzt, weil Sie so schnell nicht nochmal die Gelegenheit bekommen, ihren Kontenplan radikal zu verändern.
Was ist der Vorteil von vordefinierten Kontenplänen?
Zunächst möchte ich betonen, dass die weit verbreiteten Kontenpläne SKR03, SKR04 oder auch der Industriekontenrahmen in Deutschland weit verbreitet sind. Dies bringt einige Vorteile mit sich, da Sie sich darauf verlassen können, dass die Struktur für neue Mitarbeiter sofort wiedererkannt wird. Es spricht absolut nichts dagegen, die Struktur beizubehalten.
Die Sachkonten hingegen sollten nicht ohne Anpassung übernommen werden. Hierbei darf man nicht vergessen, dass die Kontennummern keine Funktion haben, außer das Konto eindeutig zu identifizieren. Sie sind frei die Kontonummer nach Ihren Wünschen zu gestalten.
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen liegt der Fokus auf der externen Berichterstattung. Die Strukturen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung sind weitestgehend vorgeschrieben. Auswertungen wie die BWA hingegen sind frei definierbar. Viele Leser dieser Auswertungen sind jedoch mit der DATEV Auswertung vertraut und es fällt ihnen leichter, die gewohnte Darstellung zu lesen. Dies ist zum Beispiel bei Ihrem Bankberater der Fall. Für diese Auswertung gilt, dass diese Zielgruppengerecht aufgestellt werden sollten, um dem Leser die Arbeit so weit wie möglich zu erleichtern. Nebenbei schafft der gewohnte Aufbau der Auswertungen beim Leser unterbewusst ein höheres Vertrauen in die Richtigkeit der Auswertung.
Der Kontenplan richtet sich nach dem ERP-System
Die gängigen Kontenrahmen sind in einer Zeit definiert worden, in der ERP-System noch sehr rudimentär waren und die Buchungen in isolierten Buchhaltungsprogrammen vorgenommen wurden. Vollständig integrierte System waren eher die Ausnahme und wurden bei den Kontenrahmen nicht berücksichtigt.
Nehmen wir beispielsweise die Kontenrahmen DATEV SKR03 und SKR04. Diese Kontenrahmen wurden geschaffen für die Buchhaltungsprogramme von DATEV. Der Funktionsumfang dieser Software definiert dabei den Bedarf an Sachkonten.
Warum gibt es für die Wareneinkaufskonten und die Erlöskonten für jeden Steuerfall ein eigenes Sachkonto? Die Antwort ist, um eine manuelle Prüfung der MwSt.-Summe mit dem Buchungsumsatz vornehmen zu können. Vermutlich kommt dies noch aus einer Zeit, in der die Buchungen noch manuell vorgenommen wurden und die Verprobung nur auf diese Weise vorgenommen werden konnten, ohne jede einzelne Buchung prüfen zu müssen. Heute gibt es den Buchungsschlüssel, welcher auch den Kostenkonten erlaubt mehrere Steuersätze je Konto zu verwenden.
Microsoft Business Central hingegen benötigt diese Konten nicht. Für die MwSt., Einkauf und Erlöse gibt es Nebenbücher. Mit diesen Nebenbüchern können die Auswertung deutlich flexibler und detaillierter erfolgen. Der größte Vorteil hierbei ist der, dass Sie in der Buchhaltung Ihre Flexibilität bewahren. Sie können unzählige Faktoren in den Auswertungen berücksichtigen, ohne für jede Kombination ein eigenes Buchungskonto anlegen zu müssen. Ihr Kontenplan bleibt übersichtlicher. Sie verhindern damit auch, dass sich im Laufe der Zeit ein Pool an gesperrten und verwaisten Sachkonten bildet.
Wie gehen Sie in Microsoft Business Central mit dem Kontenplan um?
Business Central hat gegenüber DATEV mehr als nur einen Vorteil. Neben der hohen Anzahl an automatisch geführten Nebenbüchern, wird zu jeder Buchung auch eine Vielzahl weiterer Informationen erfasst. Mit diesen zusätzlichen Informationen lässt sich auch jedes Sachkonto in eine Vielzahl von virtuellen Unterkonten saldieren. Dabei können Sie die Konten in verschiedenen Auswertung in einzelne Salden aufsplitten und ausweisen.
Gerade die Nebenbücher erlauben es Ihnen, die Anzahl der verwaisten Konten drastisch zu reduzieren. Nehmen wir zum Beispiel Ihre Bankkonten und Kredite. In den DATEV Kontenrahmen haben Sie für jedes Konto und jeden Kredit ein eigenes Sachkonto. Wenn Sie den Kontenrahmen über Jahre hinweg fortschreiben, haben Sie auch einige Kredite getilgt oder auch die Bank gewechselt. In Microsoft Business Central hingegen benötigen Sie kein eigenes Buchungskonto je Kredit oder Bankkonto, diese werden in Nebenbüchern geführt. Sie können bei den Krediten und Bankkonten ein Konto je Bankinstitut haben, oder sogar alle Banken auf einem Sachkonto zusammenfassen. In den Auswertungen und Bilanzen können Sie die Salden dennoch je Institut und auch je Konto ausweisen. Ihr Kontenrahmen ist wesentlich übersichtlicher.
Gleiches gilt für die Einkaufs- und Erlöskonten, durch die zusätzlichen Informationen aus den Nebenbüchern, könnten Sie alle Erlöse auf einem Sachkonto abbilden. Auch wenn alle Erlöse auch einem Konto gebucht wurden, können Sie dennoch detaillierte Auswertungen und Salden für jede Kategorie in Business Central erhalten. Dies ist - zugegeben – ein theoretisches Beispiel. Eine logische Aufteilung auf mehrere Sachkonten sollte vorgenommen werden, um eine spätere Revision zu erleichtern, jedoch nach unternehmensspezifischen Kriterien und nicht nach Steuersatz.
Nebenbücher in Business Central ermöglichen erweiterte Analysen
Business Central verfügt über Zahlreiche Nebenbücher. Jedes dieser Nebenbücher kann auf mehrere Konten verweisen. Hier sind einige weniger der relevanten Nebenbücher mit direktem Verweis auf die Buchungskonten:
MwSt. Posten
Anlagenposten
Bankposten
Debitorenposten
Kreditorenposten
Wertposten (Artikel)
Ressourcenposten
Projektposten (WIP)
In jedem dieser Nebenbücher werden unzählige zusätzliche Information gespeichert, sowie zusätzliche Dimensionen. Die Dimensionen können frei definiert werden und machen zusätzliche Auswertungen möglich. Kostenstellen und Kostenträger sind zum Beispiel Dimensionen, die zu jeder Buchung mitgegeben werden, es können jedoch auch viele weitere Dimensionen angehangen werden. Hat der der Betrieb mehrere Standorte, kann die Dimension „Standort“ dem Verkäufer zugeordnet werden. Wird ein Verkauf gebucht, zu einem Kunden dieses Verkäufers, wird in den Buchungen automatisch die Dimension mit dem im Verkäufer hinterlegten Wert befüllt. In der Buchhaltung kommt diese Dimension auch an, sodass die Erlöse nach dem Standort gefiltert und saldiert werden können. Gleiches gilt für die Debitorenposten, die aus der gebuchten Rechnung entstanden sind. Auch die Debitorenposten können nach unserer Dimension „Standort“ ausgewertet werden, sodass die offenen Posten je nach Standort ausgegeben werden können. Den möglichen Auswertungen sind hier nur wenige Grenzen gesetzt, zumeist die Grenze der eigenen Vorstellung.
Keep it simple – erleichtert Ihre Arbeit
Bei späteren Auswertungen werden Sie die Dimensionen zu schätzen wissen. Sollten Sie Buchungskonten auswerden, werden Sie einen schlanken Kontenplan zu schätzen wissen. Aus einem Kontenrahmen mit sehr hohem Detailierungsgrad entsteht Ihnen kein Vorteil, den Sie nicht bereits aus den Nebenbüchern oder den Dimensionen haben. Stattdessen nimmt die Komplexität Ihrer Auswertungen zu. Die vielen möglichen Konten erschweren Ihnen die Entwicklung der Auswertungen, da die Datenmodelle komplexer werden.
Die Nebenbücher erleichtern nicht nur Ihnen das Verständnis Ihrer Daten. Auswertungen auf Basis Künstlicher Intelligenz, wie zum Beispiel dem Microsoft Copilot, fällt es deutlich leichter die Daten zu bewerten, da der Kontext klar ist.